Privacy
Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 17-10-2026. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens OR StemTool verwerkt, waarom, hoelang, en welke rechten je hebt.
Laatst bijgewerkt: 17-10-2026. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens OR StemTool verwerkt, waarom, hoelang, en welke rechten je hebt.
Deze privacyverklaring kent twee rollen, die bij een OR-verkiezing niet dezelfde partij zijn:
Jouw organisatie (bijvoorbeeld [BEDRIJFSNAAM INVULLEN], KvK-nummer [KVK-NUMMER INVULLEN]) is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de eigen medewerkers/stemgerechtigden: zij bepaalt wie mag stemmen, welke kandidaten meedoen, en wanneer de verkiezing plaatsvindt.
Wij ([BEDRIJFSNAAM/EENMANSZAAK INVULLEN], contact: [CONTACTGEGEVENS INVULLEN]) leveren de techniek en zijn daarmee verwerker: we verwerken de gegevens in opdracht van en volgens instructie van de organisatie, niet voor eigen doeleinden.
Voor een echte verkiezing hoort hier een verwerkersovereenkomst tussen jouw organisatie en ons bij, zoals de AVG die voorschrijft. Zie onze verwerkersovereenkomst voor het concept daarvan.
Zoals uitgelegd op de zekerheidspagina, zijn "wie mag stemmen" en "wat er gestemd is" technisch strikt gescheiden. Dat vertaalt zich naar twee aparte categorieën gegevens, die nooit aan elkaar gekoppeld worden opgeslagen:
Alle verwerkingen dienen uitsluitend het uitvoeren van de OR-verkiezing zelf: een organisatoraccount aanmaken en beveiligen, stemgerechtigden een unieke stemlink en eventuele herinneringen sturen, één stem per persoon garanderen, de uitslag berekenen en een controleerbaar (gehasht) verkiezingsrapport opstellen, misbruik en fraude voorkomen, en, na afloop, kunnen aantonen dát een verkiezing eerlijk is verlopen zonder de geheimhouding van individuele stemmen aan te tasten. Er vindt geen profilering, marketinggebruik of doorverkoop van gegevens plaats.
Voor de organisator berust de verwerking op de overeenkomst die ontstaat bij het aanmaken van een account (uitvoering van een overeenkomst). Voor stemgerechtigden berust de verwerking primair op een gerechtvaardigd belang van de organisatie: het wettelijk verplicht kunnen organiseren van OR-verkiezingen (Wet op de ondernemingsraden). [DEZE GRONDSLAG-KEUZE LATEN BEVESTIGEN DOOR EEN JURIST, afhankelijk van de eigen situatie kan een andere grondslag, zoals een wettelijke verplichting, beter passen]
Een actieve verkiezing blijft bestaan zolang de stemperiode loopt. Zodra de stemperiode voorbij is, wordt de verkiezing automatisch en met tijdstip als "gesloten" vastgelegd. Vanaf dat moment geldt een bewaartermijn van 12 maanden, zodat een organisatie de uitslag desgevraagd nog kan aantonen (bijvoorbeeld bij een geschil over de verkiezing). Na die 12 maanden worden de verkiezing, de kandidaten, de stemgerechtigden en alle stemmen automatisch en onomkeerbaar verwijderd, dit gebeurt technisch, zonder dat daar een handeling van de organisator voor nodig is. Alleen een anonieme logregel dat en wanneer die opschoning heeft plaatsgevonden blijft daarna nog bestaan, zonder naam- of verkiezingsgegevens.
Een organisator ziet alleen de eigen verkiezing(en), nooit die van een andere organisatie. Binnen een verkiezing ziet een organisator wel wie wel/niet gestemd heeft (nodig om herinneringen te kunnen sturen), maar nooit wat iemand gestemd heeft. Wij als leverancier van de techniek hebben in de normale werking van de applicatie geen toegang tot individuele stemkeuzes; toegang tot de onderliggende database is beperkt tot wat noodzakelijk is voor beheer en technische ondersteuning.
OR StemTool draait op hosting van mijn.host, met servers fysiek in Nederland. Gegevens verlaten de EU niet. Voor e-mail (stemlinks en herinneringen) wordt [NAAM E-MAILPROVIDER/VERZENDDIENST INVULLEN, indien afwijkend van de hosting zelf] gebruikt. [EVENTUELE OVERIGE SUBVERWERKERS HIER VERMELDEN]
De technische maatregelen die de vertrouwelijkheid en het stemgeheim afdwingen, gescheiden database-tabellen, gehashte stemlinks, verplichte HTTPS, rate limiting, beveiligde sessies, en meer, staan uitgebreid beschreven op de zekerheidspagina. Die pagina maakt onderdeel uit van deze privacyverklaring.
Als stemgerechtigde of organisator heb je het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of (na afloop van de verkiezing en de bijbehorende bewaartermijn) te laten verwijderen, en om bezwaar te maken tegen de verwerking. Omdat het stemgeheim betekent dat een uitgebrachte stem principieel niet aan een stemmer te koppelen is, kan een individuele stem, in tegenstelling tot de overige gegevens, nooit apart ingezien, gewijzigd of teruggedraaid worden; dat is een bewuste, onlosmakelijke eigenschap van het systeem, geen beperking van je rechten in de praktijk. Voor een verzoek over je gegevens kun je terecht bij [E-MAILADRES VOOR PRIVACYVERZOEKEN INVULLEN]. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen over deze privacyverklaring of over hoe je gegevens worden verwerkt? Neem contact op via [CONTACT-E-MAILADRES INVULLEN], of via onze contactpagina.