Laatst bijgewerkt: 17-10-2026. Deze overeenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens tussen jouw organisatie en OR StemTool, zoals de AVG dat voorschrijft wanneer een verwerkingsverantwoordelijke een verwerker inschakelt.
Deze overeenkomst is gesloten tussen [NAAM KLANTORGANISATIE, KVK-NUMMER], hierna "de organisatie" (verwerkingsverantwoordelijke), en [BEDRIJFSNAAM/EENMANSZAAK OR STEMTOOL, KVK-NUMMER], hierna "OR StemTool" (verwerker), en vormt een aanvulling op de tussen partijen gesloten overeenkomst voor het gebruik van OR StemTool.
OR StemTool verwerkt in opdracht van de organisatie persoonsgegevens van kandidaten en stemgerechtigden, uitsluitend ten behoeve van het organiseren van een OR-verkiezing via de applicatie. Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang de organisatie gebruikmaakt van OR StemTool, en eindigt van rechtswege zodra de gegevens conform het bewaarbeleid zijn verwijderd.
De verwerking betreft: het aanmaken en beheren van een organisatoraccount, het versturen van unieke stemlinks en herinneringen aan stemgerechtigden, het registreren of iemand gestemd heeft (zonder de inhoud van de stem daaraan te koppelen), en het opstellen van een controleerbaar verkiezingsrapport. De categorieën gegevens en de technische scheiding tussen "wie mag stemmen" en "wat er gestemd is" staan beschreven in de privacyverklaring en op de zekerheidspagina, die beide onderdeel uitmaken van deze overeenkomst.
OR StemTool verwerkt persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van de organisatie, zoals die volgen uit het gebruik van de applicatie (welke kandidaten, welke stemgerechtigden, welke stemperiode), en voor geen ander doel. Instructies die in strijd zijn met de AVG of andere privacywetgeving worden niet uitgevoerd; OR StemTool meldt dat direct aan de organisatie.
OR StemTool treft de passende technische en organisatorische maatregelen die op de zekerheidspagina zijn beschreven (onder meer gescheiden opslag van stemkeuze en stemmer, gehashte stemlinks en wachtwoorden, verplichte versleutelde verbindingen, en toegangsbeperking tot geautoriseerde beheerders), en houdt deze maatregelen actueel in lijn met de stand van de techniek.
OR StemTool maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers: hostingpartij mijn.host (servers fysiek in Nederland), [EVENTUELE E-MAILDIENST/SMTP-PROVIDER INVULLEN INDIEN AFWIJKEND VAN DE HOSTING], en [OVERIGE SUB-VERWERKERS INVULLEN]. Een nieuwe sub-verwerker wordt niet ingeschakeld zonder de organisatie daarover vooraf te informeren, met de mogelijkheid om daartegen bezwaar te maken.
OR StemTool meldt een (vermoedelijk) datalek zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen [TERMIJN AFSPREKEN, bijv. 48 uur] nadat het bij ons bekend is geworden, aan de organisatie, zodat de organisatie zelf tijdig aan haar eigen meldplicht richting de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen kan voldoen.
Persoonsgegevens worden bewaard en verwijderd conform het bewaarbeleid: standaard 12 maanden na sluiting van een verkiezing, waarna verwijdering automatisch en onomkeerbaar plaatsvindt. Een afwijkende termijn kan alleen schriftelijk tussen partijen worden afgesproken.
OR StemTool verleent redelijke medewerking aan verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) en aan de organisatie bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, voor zover dat de verwerking via OR StemTool betreft. [AUDIT-RECHT EN EVENTUELE KOSTEN DAARVAN NADER AFSPREKEN]
[AANSPRAKELIJKHEIDSBEPALING EN EVENTUELE BEPERKING DAARVAN, IN OVERLEG MET EEN JURIST, HIER OPNEMEN]
Vragen over deze verwerkersovereenkomst? Neem contact op via [CONTACT-E-MAILADRES INVULLEN], of via onze contactpagina.